[카테고리:] AI 활용

AI 도구로 문서·엑셀 작업을 줄이고 결과를 검증하는 방법

  • 노트북LM PDF 요약: 인용을 열어 대상·기한·예외 확인하기

    PDF를 AI로 요약한 뒤에는 중요한 문장 옆의 인용을 열어 원문과 대조하세요. 노트북LM으로 알려진 Gemini Notebook은 업로드한 자료를 선택해 질문하고 인용 문맥을 확인할 수 있습니다. 오늘은 문서 하나에서 ‘대상·기한·예외’ 세 항목만 뽑는 방법을 다룹니다.

    1. PDF 하나만 넣고 범위를 좁힙니다

    1. PC 브라우저에서 Gemini Notebook을 열고 Google 계정으로 로그인합니다.
    2. 새 노트북을 만들고 ‘소스 추가’에서 읽을 권한이 있는 PDF를 업로드합니다.
    3. 소스 목록에서 그 PDF가 정상적으로 열리는지 확인합니다. 다른 자료가 있다면 이번 질문에 사용할 PDF 하나만 선택합니다.

    처음에는 공개 안내문이나 직접 작성한 문서로 연습하세요. 업로드가 실패하면 용량과 복사 방지 여부를 확인합니다. 공식 안내의 로컬 업로드 한도는 파일당 200MB이며, 별도로 소스당 단어 수 제한도 있습니다. 회사·학교 계정에서 접근이 막히면 관리자 설정을 확인해야 할 수 있습니다.

    2. 요약할 항목과 빈칸 처리까지 정합니다

    모든 내용을 줄이려 하기보다 지금 찾는 정보부터 지정합니다. 아래 요청문의 문서명과 목적을 바꿔 채팅에 붙여 넣으세요.

    선택한 [안내문.pdf]만 근거로 신청 안내를 정리해 주세요.
    대상, 제출 기한, 제외·예외 조건을 각각 한두 문장으로 적어 주세요.
    각 항목에 원문을 확인할 수 있는 인용을 붙여 주세요.
    날짜와 숫자에 붙은 조건을 생략하지 마세요.
    자료에 없으면 ‘문서에서 확인되지 않음’이라고 표시하세요.
    웹 검색이나 외부 지식은 보태지 마세요.

    이 요청은 빠진 정보를 임의로 채우지 말라는 기준을 줍니다. 그래도 지시를 완벽하게 따랐다고 가정하지 말고, 답변에 실제로 해당 문서의 근거가 붙었는지 확인해야 합니다.

    문서와 질문 범위를 지정하고 요약 옆 인용을 열어 원문의 대상, 숫자, 예외를 대조하는 세 단계 도식
    인용이 있다는 사실보다, 그 원문이 요약을 뒷받침하는지가 핵심입니다. 실제 서비스 화면이 아닌 설명 도식입니다.

    3. 인용을 눌러 조건이 빠졌는지 봅니다

    답변의 인용에 마우스를 올리면 인용 내용을 볼 수 있고, 클릭하면 해당 문맥으로 이동합니다. 날짜·금액·대상 조건은 인용 부분의 앞뒤 문장까지 읽으세요.

    아래는 설명을 위해 만든 가상 안내문입니다. 실제 정책이나 서비스 조건이 아닙니다.

    가상 원문요약 판정
    온라인 접수자만 10월 20일까지 제출‘제출 기한 10월 20일’만 쓰면 대상 조건 누락
    방문 접수는 10월 18일까지 제출접수 방식별 기한을 따로 적어야 함

    인용 번호는 PDF 페이지 번호와 다릅니다. 페이지가 필요하면 원본 PDF 뷰어에서 확인해 기록하세요. PDF의 화면상 페이지와 문서에 인쇄된 쪽수도 다를 수 있으니 어느 기준인지 함께 적습니다.

    4. 근거가 안 보이면 해당 항목만 다시 묻습니다

    ‘제출 기한을 뒷받침하는 문장과 인용만 보여 줘. 접수 방식별 차이도 포함해 줘’처럼 질문을 좁힙니다. 공식 FAQ는 소스가 너무 짧으면 개별 문장 인용 대신 문서 전체를 참조할 수 있다고 안내합니다. 인용이 없다는 이유만으로 오류라고 단정할 수는 없습니다.

    재질문해도 원문에서 찾지 못하면 그 항목은 확인되지 않은 정보로 남기세요. 스캔본이나 복잡한 표는 원본을 직접 열어 숫자와 행·열을 확인합니다. 검증한 답변은 ‘메모에 저장’을 이용하면 클릭 가능한 인용과 함께 보관할 수 있습니다.

    업로드할 문서에 민감한 정보가 있다면 먼저 AI에 문서 올리기 전 개인정보 가리기를 확인하세요.

    참고: Google 채팅·인용 확인 · 소스 추가와 제한 · 인용·접근 관련 FAQ
    공식 자료 확인: 2026년 10월 4일 · SOMANYIO

  • AI로 엑셀 수식 만들기: 조건 합계를 요청하고 검산하는 법

    AI에게 엑셀 수식을 물을 때는 열의 의미·데이터 범위·조건·엑셀 버전을 같이 적으세요. 받은 수식은 바로 전체 자료에 적용하지 말고, 정답을 손으로 구할 수 있는 작은 표에 먼저 넣습니다. 아래는 ‘온라인 주문 중 완료된 금액’만 더하는 한 가지 예시입니다.

    1. 이 작은 표로 먼저 연습하세요

    빈 시트의 A1:C5에 아래 가상 데이터를 입력합니다. 제목은 1행, 데이터는 2~5행입니다. 금액은 ‘원’ 글자 없이 숫자로 입력하세요.

    A: 주문 경로B: 상태C: 금액
    온라인완료12000
    매장완료7000
    온라인취소5000
    온라인완료8000

    원하는 값은 온라인이면서 완료인 두 행의 합계입니다. 온라인 전체 합계나 완료 전체 합계와는 다르므로, 질문에도 두 조건을 모두 만족한다고 적습니다. 실제 파일 대신 이처럼 작은 가상 표를 설명해도 수식 초안을 요청할 수 있습니다.

    2. 이 요청문을 복사해 AI에 보냅니다

    Windows용 Excel 2021에서 쓸 수식을 만들어 주세요.
    A1:C1은 제목이고 데이터는 A2:C5입니다.
    A열은 주문 경로, B열은 상태, C열은 숫자 금액입니다.
    E2에 온라인이면서 완료인 행의 금액 합계를 표시하려고 합니다.
    두 조건을 모두 만족해야 하며, 해당 행이 없으면 0이어야 합니다.
    범위를 고정한 수식 하나와 각 범위의 의미를 알려 주세요.

    내 파일에 맞게 셀 주소와 버전을 바꾸세요. ‘매출을 계산해 줘’처럼 범위를 생략하면 AI가 열 위치나 포함할 행을 임의로 가정할 수 있습니다. 조건이 ‘A 또는 B’라면 ‘둘 중 하나’, ‘A이면서 B’라면 ‘둘 다’라고 구분합니다.

    조건을 전달하고 수식 범위를 확인한 뒤 가상 표의 12000과 8000을 더한 20000과 비교하는 도식
    가상 데이터의 정답은 20,000원입니다. 실제 AI 응답 화면이 아닌 검산 순서 도식입니다.

    3. 수식보다 먼저 정답과 비교합니다

    이 예시에 맞는 수식은 다음과 같습니다. AI 실행 결과를 옮긴 것이 아니라 Microsoft의 SUMIFS 구문에 맞춰 작성한 기준 수식입니다.

    =SUMIFS($C$2:$C$5,$A$2:$A$5,"온라인",$B$2:$B$5,"완료")

    E2에 넣으면 12000 + 8000 = 20000이 나와야 합니다. SUMIFS는 첫 범위의 숫자를 더하되, 뒤에 적은 조건을 모두 충족하는 행만 포함합니다. 합계 범위와 각 조건 범위는 같은 크기로 맞춥니다.

    검산은 한 번 더 합니다. 마지막 행의 상태를 ‘취소’로 바꾸면 12000, 두 온라인 행을 모두 ‘취소’로 바꾸면 0이 되어야 합니다. 확인 후 원래 상태로 되돌리세요. 숫자 하나가 맞았다고 해서 모든 조건이 맞는 것은 아닙니다.

    4. 값이 다르면 이 두 곳부터 봅니다

    0이 나오면 ‘온라인’과 ‘완료’의 띄어쓰기·앞뒤 공백이 같은지 확인합니다. 일부 금액이 빠지면 C열이 숫자인지 살피세요. 문자로 저장된 숫자를 바꾸는 방법에서 해결할 수 있습니다.

    AI에 다시 물을 때는 ‘틀렸어’ 대신 ‘예상 20000, 실제 12000이며 A2:C5는 위 예시와 같다’처럼 차이를 적습니다. 실제 자료에 적용할 때는 마지막 데이터 행까지 범위를 늘리고, 새 행이 추가되면 범위도 다시 확인하세요.

    참고: Microsoft SUMIFS 구문·지원 버전
    공식 자료 확인: 2026년 10월 4일 · SOMANYIO

  • AI에 문서 올리기 전 개인정보 가리기: 검은색 덧칠은 삭제가 아닙니다

    AI에 문서 올리기 전 개인정보 가리기: 검은색 덧칠은 삭제가 아닙니다

    AI에 올릴 문서는 원본이 아니라 개인정보를 제거한 별도 사본이어야 합니다. PDF 위에 검은색 사각형만 얹으면 밑의 글자가 검색·복사될 수 있으므로, 삭제 또는 전용 교정 기능을 적용한 뒤 최종 파일을 다시 검사하세요.

    눈에 보이는 정보놓치기 쉬운 정보
    이름·연락처·서명·번호작성자·메모·변경 기록
    사진·표·QR 코드파일명·첨부 파일·OCR 글자
    AI에 문서를 올리기 전 복사본 만들기, 개인정보 삭제와 치환, 숨은 정보 검사, 최종 파일 검증을 순서대로 보여주는 네 단계 도식
    검은 상자로 덮는 것과 원문을 실제로 제거하는 교정은 다릅니다. 특정 제품 화면이 아닌 설명용 도식입니다.

    1. AI가 꼭 알아야 할 내용만 남깁니다

    먼저 요청할 일을 한 문장으로 정합니다. 예를 들어 계약서 문장만 다듬는다면 이름, 주소, 서명, 계좌번호는 필요하지 않습니다. 필요한 맥락만 남기면 가릴 항목도 분명해집니다.

    • 원본은 안전한 위치에 그대로 보관합니다.
    • 업로드 전용 복사본을 만들고 파일명에서도 이름이나 사건 번호를 뺍니다.
    • 관계가 필요하면 이름 대신 [고객A], [담당자], [날짜] 같은 표기를 사용합니다.

    이름만 없애도 정확한 날짜, 작은 지역, 특이한 직책이 함께 남으면 사람을 짐작할 수 있습니다. 질문에 필요하지 않은 조합은 범위를 넓혀 삭제하거나 일반화하세요.

    2. 검은색 덧칠 대신 내용을 실제로 제거합니다

    사각형 도형이나 펜으로 덮는 작업은 화면 위에 새 개체를 올리는 것일 수 있습니다. 겉으로 안 보여도 원문 텍스트가 파일 안에 남아 AI가 읽을 가능성이 있습니다.

    Acrobat Pro에서는 모든 도구 → PDF 교정 → 텍스트 및 이미지 교정에서 영역을 지정하고 적용한 뒤 새 이름으로 저장합니다. Adobe는 적용 과정에서 숨겨진 정보도 제거할지 선택하도록 안내합니다.

    전용 교정 기능이 없다면 원본 PDF에 도형을 덮지 말고, 복사한 Word 문서에서 민감한 글자를 삭제하거나 대체 표기로 바꾼 뒤 새 PDF를 만드세요. 이미 덧칠한 PDF를 다시 PDF로 인쇄하는 것만으로 원문 제거를 보장할 수는 없습니다.

    3. 문서 속성과 변경 기록도 확인합니다

    Word·Excel·PowerPoint 복사본은 파일 → 정보 → 문제 확인 → 문서 검사에서 작성자, 메모, 수정 내용, 숨겨진 텍스트와 문서 속성을 찾을 수 있습니다. 제거한 내용은 복원하지 못할 수 있으므로 반드시 복사본에서 실행합니다.

    PDF도 작성자·제목·댓글·숨겨진 레이어 같은 정보가 남을 수 있습니다. 사용 중인 PDF 도구에 기밀 정보 정리나 메타데이터 제거 기능이 있다면 적용하고, 저장 후 문서 속성을 다시 확인하세요.

    4. 편집 화면이 아니라 최종 파일을 검사합니다

    1. 실제로 업로드할 파일을 새로 엽니다.
    2. 모든 페이지의 머리글·바닥글·사진 배경까지 봅니다.
    3. Ctrl+F로 지운 이름, 이메일, 번호 일부를 검색합니다.
    4. 가린 영역을 선택해 메모장에 붙여넣고 원문이 나오지 않는지 확인합니다.
    5. 파일명과 문서 속성의 작성자·제목을 확인합니다.

    하나라도 발견되면 그 파일은 올리지 말고 복사본부터 다시 만드세요. 의료·법률·인사·재무 문서처럼 영향이 큰 자료는 소속 조직에서 승인한 도구와 처리 규칙이 우선이며, 허용 여부가 불분명하면 업로드하지 않는 편이 안전합니다.

    사진을 함께 올릴 때는 아이폰 사진에서 위치정보를 빼는 방법도 확인하세요.


    참고자료
    Adobe: PDF의 민감한 내용 교정
    Adobe: 숨겨진 콘텐츠 제거
    Microsoft: 문서 검사로 숨겨진 데이터 제거
    기능과 문서 내용은 2026년 10월 3일 확인했습니다.

    SOMANYIO 편집 · 공식 자료 기반 가이드